Saiba como maximizar suas deduções de viagem em potencial
Descobrir o que o IRS permitirá como despesas razoáveis de viagens de negócios pode ser difícil, especialmente quando se trata de viagens ao exterior.
Um dos meus artigos anteriores descreveu como deduzir despesas de viagem quando você combina excursões pessoais (ou atividades) com viagens de negócios. Basicamente, a viagem de negócios deve ser principalmente para os negócios, a fim de reivindicar toda a viagem como uma despesa de negócios. O fator decisivo é geralmente a quantidade de tempo (não gastos) gasto em atividades comerciais versus o tempo gasto em atividades pessoais.
Se mais tempo for dedicado aos negócios, a viagem inteira se qualifica como uma viagem de negócios dedutível. E, claro, se você não participar de atividades pessoais substanciais, toda a sua viagem de negócios será totalmente dedutível.
Deduções de viagens estrangeiras
Para viagens ao exterior, você não precisa apenas satisfazer o requisito de tempo de negócios acima, mas terá que satisfazer obstáculos adicionais SE:
1) O total de dias de viagem estrangeira é superior a 7 dias consecutivos
E
2) Seus "dias não úteis" de viagem estrangeira são 25% ou mais do total de dias de viagem estrangeira.
Veja como isso tudo funciona
Na segunda-feira, você voa de Boston para Londres e participa de convenções e reuniões de negócios durante todo o dia até a quinta-feira. De sexta a domingo, você está passeando em Londres. Você retorna a Boston na segunda-feira. A maior parte do tempo gasto em atividades de negócios excede o tempo gasto em atividades pessoais, portanto, você atende à regra "tempo" geral para todas as viagens de negócios e pessoais.
Até agora, você se qualifica para uma viagem de negócios de 100%. Agora aplique as regras estrangeiras; já que os seus dias de "viagem estrangeira total" não são mais de 7 dias, nenhuma regra estrangeira especial se aplica, e você mantém sua viagem de negócios totalmente dedutível.
Agora, se você tivesse trabalhado até sexta-feira estendesse seu fim de semana pessoal até segunda-feira, deixando a terça-feira, você ainda cumpriria a regra geral de tempo necessário, mas seus dias de viagem excederam 7 dias consecutivos e seus "dias pessoais" (3 dias - sábado, domingo, segunda-feira ) são maiores que 25% do total de dias de viagem estrangeira (total de viagens no exterior de segunda a segunda - feira = 8 dias e 25% de 8 = 2.
Então, 3 dias pessoais excede 2). Portanto, você deve reduzir sua dedução de viagem de negócios por 3 / 8ths (dias pessoais / dias estrangeiros totais).
Exceções
Agora, dentro do Código Tributário, há algumas exceções a essa regra de viagens estrangeiras: primeiro, se você puder mostrar que não está no controle da viagem de negócios (não está decidindo se a viagem é necessária) OU que a principal a motivação da viagem não foi pessoal (razões de negócio sadias para a viagem), então você evita a regra de viagem estrangeira, e você está de volta a uma viagem de negócios totalmente dedutível. Outra maneira de evitar a regra de viagens estrangeiras é utilizando o método do IRS para definir "dias úteis".
Por exemplo, os dias entre "dias úteis" (fins de semana, feriados ou até mesmo outros dias da semana) tornam-se "dias úteis". Portanto, no nosso exemplo, se você teve outra reunião de negócios na terça-feira e partiu na quarta-feira, todos os seus "dias estrangeiros" se tornaram "dias úteis" porque sábado, domingo e segunda-feira caíram entre dois "dias úteis" e o dia da viagem voltar para casa também é negócio. Portanto, você não tem "dias pessoais". Como os seus dias pessoais (0) não excedem 25% do total de dias de viagem estrangeira, as regras especiais de viagem estrangeira não se aplicam.
Sua volta a uma viagem de negócios totalmente dedutível, presumindo que a regra de Tempo gasto discutida no artigo anterior está satisfeita (neste exemplo, seria desde o tempo gasto em atividades comerciais - 7 dias, de segunda a sexta e na terça e quarta seguintes , excedeu o tempo gasto em atividades pessoais -3 dias, sábado, domingo e segunda-feira).
Agora, se após a sua reunião de terça-feira, você permanecer em Londres por mais 2 dias aproveitando a cultura, retornando na sexta-feira, primeiro aplique a regra geral de tempo: 7 dias úteis (MF, terça, sexta) vs. 5 dias pessoais , Seg, qua, thur). A regra geral para o tempo gasto em negócios versus atividades pessoais é atendida, então sua viagem é totalmente dedutível até o momento. Agora as regras de viagens estrangeiras precisam ser revisadas; o total de dias de viagem estrangeira excede 7 dias consecutivos, mas você tem apenas 2 dias pessoais de acordo com as regras estrangeiras (somente a última quarta-feira e quinta-feira agora, já que sábado, domingo e segunda-feira foram entre outros "dias úteis") que é inferior a 25% do total de 12 dias de viagem estrangeira.
Portanto, as regras de viagens estrangeiras não se aplicam. Você está de volta a uma viagem de negócios totalmente dedutível.
Recomendações
Como você pode ver, haveria uma certa vantagem em ter suas reuniões de negócios / convenções espalhadas a cada poucos dias, transformando "dias pessoais" em "dias úteis". Algumas razões comerciais legítimas pelas quais suas reuniões / convenções podem se espalhar incluem: para dar tempo para brainstorming sobre estratégias comerciais específicas, programar conflitos com funcionários importantes exigiu várias reuniões, foi necessária uma preparação entre as reuniões sucessivas, os clientes visitados estavam disponíveis apenas alguns dias, convenção e outras datas de reunião de negócios não coincidiram, etc ... qualquer que seja a razão de negócios para eventos de negócios programados intermitentemente.
Também na aplicação das regras de viagens estrangeiras, dias úteis parciais, de acordo com o IRS, qualificam-se para dias úteis completos, "então uma reunião de negócios de duas horas pela manhã seguida de atividades pessoais o resto do dia é um" dia útil. "
Otimizando suas deduções potenciais
Obviamente, quanto mais dias de viagem estrangeiros você puder legitimamente classificar como "dias úteis", maior a chance de evitar o efeito das regras especiais de viagens estrangeiras.
Se você trabalha por conta própria, obviamente pode usar essas informações para sua vantagem.
Mas e o funcionário da empresa que é reembolsado pelas despesas de viagem? Considere o seguinte: Com base em nossas discussões sobre as regras de viagem acima, você determina que sua viagem é uma viagem de negócios totalmente dedutível. Agora, enquanto estiver em Londres, sua empresa o reembolsa pelas Refeições, a uma taxa de US $ 65 por dia. Você entrega relatórios de despesas para despesas extras. Mesmo que a sua empresa o reembolse, ou simplesmente o pague, por refeições de US $ 65 por dia, você ainda pode deduzir a diferença entre o valor do IRS Per diem Meal para Londres (US $ 144 por dia) e o que você recebeu por cada dia ' está de volta. Se a sua empresa lhe reembolsar pelo preço de hospedagem de US $ 175 por dia, o IRS Per Diem Lodging para Londres será agora de US $ 319. Isso mesmo, a diferença é dedutível. O mesmo é verdadeiro para despesas reembolsáveis. Ao longo de um ano, essa diferença pode se somar.
Portanto, ao misturar atividades pessoais com viagens de negócios, analise as discussões acima para determinar, primeiro, se a maior parte do tempo é gasto em atividades comerciais (a regra geral de "horário") e se viagens estrangeiras estão envolvidas, regras de viagem, conforme descrito acima. Se não, reduza suas deduções de viagens de negócios pela proporção apropriada de "dias não úteis" para "total de dias gastos no exterior".