Precisa saber quais viajantes de viagens de negócios podem ser legitimamente deduzidos em uma declaração de impostos Infelizmente, a resposta nem sempre é simples. Deduções fiscais relacionadas a viagens podem ser difíceis de descobrir. Isso realmente depende das circunstâncias individuais do viajante de negócios.
Políticas de viagem da empresa, localidades de viagem, regulamentos e procedimentos de viagem do IRS, viagens diárias versus viagens diárias, viagens domésticas e internacionais e adequação da manutenção de registros são fatores que precisam ser considerados ao decidir o que realmente deve ser deduzido Retorna.
Por que deduções fiscais para viagens não são tão simples
O IRS continua a analisar atentamente as deduções de viagens de negócios. Juntamente com o Congresso, o IRS gerou um complexo conjunto de leis, regras, regulamentos, procedimentos e políticas de viagens de negócios destinadas a refrear alguns dos abusos percebidos. No entanto, isso adicionou considerável complexidade ao processo.
Infelizmente, com as complexidades adicionadas, agora o pêndulo balançou para o outro lado. Hoje, viajantes de negócios reembolsados e não reembolsados podem facilmente e erroneamente presumir que não têm o direito de viajar com deduções quando, de fato, podem estar. Além disso, os viajantes de negócios tendem a confiar em suas próprias definições de senso comum de despesas de viagens de negócios que podem ou não ser influenciadas pelas políticas de viagens de sua própria empresa. No entanto, o IRS define as despesas de viagens de negócios de forma mais ampla do que o senso comum e muitas políticas da empresa.
No entanto, reivindicar todas as despesas de viagem de negócios do IRS que um viajante de negócios tem direito requer passar por um labirinto de exigências de registro onde, em alguns casos, os recibos podem não ser necessários e, em outros casos, recibos não podem ser suficiente!
O IRS não limitou simplesmente os abusos percebidos na viagem de negócios da área, mas tornou difícil, se não impossível, para o viajante de negócios médio reivindicar com confiança todas as suas deduções de viagem legítimas.
Acompanhamento de despesas de viagem
Como qualquer viajante de negócios sabe. despesas na estrada podem somar.
É por isso que vários serviços on-line de rastreamento de despesas estão disponíveis para o viajante de negócios. Muitos desses serviços são usados para implementar planos de reembolso de viagens da empresa, gerar relatórios de faturamento de clientes ou simplesmente rastrear despesas básicas de viagem, e muitos deles oferecem aplicativos que agora permitem a captura de recibos com seu telefone.
Embora esses serviços desempenhem bem as funções pretendidas, eles não são projetados para rastrear e relatar os valores realmente dedutíveis pelo viajante a negócios em sua declaração de imposto de renda. No entanto, esses serviços podem ser usados como um bom ponto de partida para 1) gerar montantes de despesas de viagem dedutíveis na própria declaração de imposto e 2) satisfazer um labirinto de regras do IRS e do Tribunal Fiscal que estabeleçam o "ônus da prova" exigido para reivindicar esses impostos. deduções. Muitos dos relatórios de final de ano desses serviços precisarão ser modificados ou alterados para reivindicar todas as suas deduções fiscais e satisfazer os requisitos do IRS ao mesmo tempo.
Como tudo é mais caro na estrada, é necessário controlar cada centavo gasto em viagem de negócios, mesmo para despesas "pessoais" e até mesmo quando os recibos foram perdidos, perdidos ou indisponíveis, por exemplo, com dicas.
Afinal, no tempo do imposto, até mesmo essas despesas podem ser dedutíveis.
Dicas fiscais para viajantes de negócios para maximizar as deduções
Mantenha estas dicas de impostos em mente enquanto acompanha suas despesas de viagem de negócios:
- Guarde sempre os seus recibos! Pode ser impossível manter todos os recibos ou mesmo obter um recibo para cada despesa. O IRS sabe disso, e eles implementaram políticas para ajudar os contribuintes com isso. No entanto, embora alguns possam dizer que os recibos não são necessários para despesas inferiores a US $ 75, não se deixe enganar. Nesses casos, um log pode ser necessário. A melhor política é manter todos os recibos possíveis.
- Sempre mantenha um registro das despesas reembolsadas. Políticas de reembolso da empresa são classificados de acordo com várias diretrizes do IRS e os valores reais relatados ao IRS. Mesmo se você for reembolsado, você ainda pode se qualificar para deduções fiscais.
- Faça o login nos locais reais para os quais você viaja. Você pode ter direito a deduzir valores "padrão" para itens como refeições e despesas acessórias com base em onde você viaja. Em muitos casos, esses valores padrão podem ser mais do que os gastos reais.
- Deduza algumas despesas pessoais enquanto estiver na estrada. Mas tenha cuidado nesta área. O IRS sabe que você está incorrendo em despesas adicionais durante a viagem que você não teria que incorrer se você estivesse trabalhando em casa. Obviamente, quanto mais "pessoais" forem esses itens e quanto maior o valor em dólar, mais eles estarão sujeitos a escrutínio. Você não gostaria de comprar um carro novo enquanto viajava e chamá-lo de "despesa adicional de moradia" durante viagens de negócios, mas muitas despesas pessoais ou recorrentes durante viagens, tais telefones celulares, entretenimento, produtos de higiene e over-the- medicações de contador, só para citar alguns, podem ser deduzidas. Novamente, limites razoáveis precisam ser aplicados e a documentação ainda é necessária.
Mantenha essas diretrizes básicas em mente ao abordar um novo ano de viagens de negócios, e você e seu consultor fiscal estarão no caminho certo para reivindicar, deduzir e defender suas despesas de viagem legítimas.