Orçamento de viagens de negócios é mais importante agora do que em qualquer outro momento da nossa história. Os orçamentos de viagens estão sob maior escrutínio. CEOs que cortam custos querem que seus funcionários façam menos viagens. Eles também querem despesas nas viagens que são absolutamente necessárias para os mínimos responsáveis. Infelizmente, algumas das medidas de redução de custos que os viajantes de lazer empregam são impraticáveis ou mesmo impossíveis no mundo das viagens de negócios. Aqui estão algumas dicas que ajudarão você a obter um relatório de despesas mais agradável.
Um orçamento deve ser realista e baseado nos custos de destino, em vez de um valor arbitrário de diárias . Não envie alguém para Nova York e Cedar Rapids com a mesma conta de despesas. Você pode saber quanto custará enviar um funcionário em uma determinada viagem antes de partir para o aeroporto. Se você precisa viajar para destinos caros, não se desespere. Muitas das cidades maiores e mais caras também oferecem vantagens de economia de dinheiro. Paris , Londres e Nova York , por exemplo, oferecem sistemas de metrô altamente desenvolvidos e eficientes. É possível viajar dentro dessas cidades de forma muito barata.
Você sabia que existem pelo menos cinco ferramentas de Internet que você pode usar para rastrear as passagens aéreas, incluindo uma que informa o que as pessoas pagaram em uma determinada rota nos últimos dias?
Ter esse tipo de informação marcada pode ajudar alguém em sua pequena empresa a se tornar uma espécie de "agência de viagens" interna. Conquiste essa pessoa com Priceline, aluguel de carros e passes de transporte também. Então deixe seu especialista fazer arranjos para todos.
Innkeepers vai fazer caretas, mas às vezes você pode negociar com hotéis em taxas. Se você vai ficar em um determinado hotel 10 noites nos próximos meses, são 10 noites sobre as quais eles não precisam mais se preocupar com um quarto vazio. Isso deve valer uma taxa especial se você pagar antecipadamente. Nunca é demais perguntar. Hotéis dão intervalos e "taxas corporativas" o tempo todo ... eles simplesmente não anunciam o fato. Se eles conseguirem que você pague o preço total, eles ficarão felizes. Se você puder dizer a eles que está entre a propriedade deles e outra na rua para suas 20 noites de negócios neste trimestre, eles freqüentemente oferecerão algum tipo de desconto.
É quase sempre mais barato convidar os clientes para um bom almoço do que um bom jantar. Às vezes, um restaurante que você não pode pagar pelo jantar está dentro do orçamento na hora do almoço. Ao longo destas mesmas linhas, preencha um pequeno-almoço gratuito, se for oferecido em seu hotel. Pode diminuir a tentação de pedir um almoço ou jantar caro.
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Embalar levemente
Nem sempre é possível empacotar de leve para uma viagem de negócios, mas quanto menos você carrega, mais economia de custos é possível. Eu vejo viajantes de negócios levando o transporte coletivo local para o aeroporto o tempo todo - mas esses viajantes não têm três malas pesadas a reboque. Eles são viajantes de mão-de-obra que sabem que pode custar US $ 4,50 para pegar o transporte público em vez de pagar US $ 30 a um taxista.
Às vezes, vale a pena reservar o menor modelo com o menor preço, especialmente em lugares onde eles podem não ter muitos carros subcompactos em estoque. Se eles acabarem, eles são obrigados a fazer o upgrade no preço subcompacto.
Renuncie ao seguro oferecido no balcão de aluguel de carros se o seu seguro pessoal de automóvel ou seu cartão de crédito cobrir você. Cobertura de aluguel de carros tende a ser cara.
Sempre peça um carro com o tanque cheio de gasolina e certifique-se de devolvê-lo. Dessa forma, você só paga pelo gás que queima.
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Não entre em pânico em viagens de curto prazo
Primeiro, verifique as páginas de oferta especial da companhia aérea e as companhias aéreas de baixo custo. A Southwest, por exemplo, geralmente tem uma tarifa "walk-up" (dia de) que é significativamente mais barata que seus concorrentes. Tenha cuidado ao usar o Priceline para voos, porque você pode obter horários muito desagradáveis em troca de suas economias. Nos hotéis, o Priceline funciona muito bem.
O "splurge" é, por vezes, uma necessidade comercial. Você não quer comprar seu cliente um bife barato, e você não quer que eles o deixem no Motel Roach Trap. O desafio é fornecer qualidade a um preço razoável.
Usando a Internet para reservar passagens aéreas, hotéis e até mesmo reservar mesas em restaurantes torna esses splurges menos perigosos para a saúde do seu orçamento. Por exemplo, Priceline ou Hotwire às vezes permitem que você compre um quarto de três ou quatro estrelas (e os serviços que o acompanham) a um preço de uma ou duas estrelas. Você pode usar guias de menu on-line para encontrar restaurantes sofisticados, mas não escandalosamente caros.
As estadias noturnas de sábado estão desaparecendo à medida que as companhias aéreas de baixo custo escrevem novas regras de tarifas aéreas. Mas algumas passagens aéreas ainda exigem que permaneçam no sábado à noite. A maioria dos viajantes de negócios deseja estar em casa nos fins de semana, mas se você puder estruturar uma viagem para aproveitar uma tarifa muito mais baixa, vale a pena considerá-la.
Falando de sábado, é um dos três dias mais baratos para voar, juntamente com as terças e quartas-feiras. Quintas-feiras seguem de perto. Segundas e sextas-feiras são frequentemente mais caras. Reserve de acordo.
É um conselho óbvio, mas vale a pena repetir: tire as mãos do mini-bar! Você pensaria duas vezes antes de pagar US $ 8 por um pacote de amendoim em férias, então por que uma viagem de negócios é diferente? O mesmo vale para os filmes de US $ 20 no quarto. Embale um bom livro ou um DVD para assistir em seu laptop.